Подтверждение поставки товара является юридически значимым действием, фиксирующим исполнение обязательств поставщиком. Правильное документальное оформление позволяет избежать спорных ситуаций и служит основанием для оплаты.
Содержание
Основные документы, подтверждающие поставку
Документ | Назначение | Обязательные реквизиты |
Товарная накладная (ТОРГ-12) | Основной документ при передаче товара | Дата, номера, наименования, количество, подписи |
Транспортная накладная | Для перевозки товара перевозчиком | Реквизиты перевозчика, данные груза, пункты доставки |
Акт приема-передачи | Фиксация состояния товара при передаче | Описание товара, отметки о качестве, подписи сторон |
Дополнительные подтверждающие документы
- Счет-фактура (для НДС)
- Упаковочный лист
- Сертификаты и паспорта качества
- Акт сверки взаимных расчетов
- Электронные документы (EDI)
Процедура подтверждения поставки
- Проверка товара по количеству и ассортименту
- Оформление товарной накладной
- Подписание акта приема-передачи
- Передача сопроводительных документов
- Фиксация в учетных системах
Особенности электронного документооборота
- Юридическая сила электронных подписей
- Использование специализированных операторов ЭДО
- Автоматическая интеграция с учетными системами
- Соблюдение форматов и стандартов обмена
Полный комплект правильно оформленных документов позволяет подтвердить факт поставки товара и является основанием для принятия его к учету, предъявления претензий по качеству или количеству, а также для налогового учета. Особое внимание следует уделять соответствию фактически поставленного товара данным в сопроводительных документах.